Deze week een wijze les geleerd. Het is belangrijk de verzending van je persmededelingen goed te plannen als je de dagbladen wilt halen. Als je het bericht te vroeg op de dag lanceert, raakt het in de vergeethoek. Bezorg je het bericht te laat, kan het niet meer worden gepubliceerd omdat de krant in druk gaat. Een klein kind weet dit, maar toch. We waren dinsdagavond zo enthousiast dat onze nieuwe website (na een lange dag stressen) online was dat we meteen een persbericht verstuurden. Het resultaat: geen enkele krant pikte het bericht op.

Anderzijds, waarom zoveel belang hechten aan dit ene medium? De dagbladen dekken zeker niet onze volledige doelgroep. Radio en internet werpen samen minstens zoveel gewicht in de schaal en er zijn ook nog de week- en maandblad. In een krant verdwijnt je bericht bovendien tussen het andere (wereld)nieuws. Hoewel dit laatste natuurlijk ook voor andere media geldt. Ik zal in de toekomst hoe dan ook meer rekening houden met de timing van een persmededeling.

Ik heb (zonder lachen) de voorbije week drie belangrijke dingen geleerd …

1. Check en dubbelcheck àlle data en uren in je berichtgeving. Zeker als je publieksevenementen communiceert, zijn de correcte vermelding van data en uren van groot belang. Je krijgt gegarandeerd ontevreden bezoekers als je aanvanguren, vertrekuren, … fout vermeld. Als je onaangename reacties van bezoekers, opdrachtgevers en/of collega’s (de collega’s die direct contact hebben met bezoekers) wilt vermijden en je achteraf een hoop werk wilt besparen, check en dubbelcheck data en uren. Ik kan het weten … :)

2. Snelheid is (dikwijls) omgekeerd evenredig met kwaliteit. Snel een klus afwerken, is nadeling voor de kwaliteit van je werk. Ik weet het en toch laat ik me er telkens door verrassen. Vanaf morgen gaat de voet van het gaspedaal.

3. Vraag, verwacht, verlang een duidelijke briefing. Het is zo goed als onbegonnen werk om zonder informatie, zonder briefing een opdracht tot een goed eind te brengen.

Mijn nieuwe aanpak: genoeg tijd nemen om te luisteren, vragen te stellen, informatie te verzamelen … en dan handelen en voorstellen doen.

Sturen we persteksten via e-mail als apart documenten als bijlage of plakken we de tekst meteen in het e-mailbericht? Het was een vraag die vorige week plots opdook tijdens het bespreken van nieuwe mailingsoftware. Wat zeggen de specialisten?!

Copywriter Erwin van der Zande: “De beste manier om internetjournalisten en online verslaggevers op de kast te jagen, is door ze een e-mail te sturen met alleen een attachment. De beste manier om een attachment te behandelen is hem direct ongeopend naar de trash can te slepen. Daarom een onthulling: je kunt met e-mail ook gewoon tekst versturen.”

Hij heeft blijkbaar ook een hekel aan mensen die hun persteksten bewaren en meesturen als ‘persber.doc’.

Misschien wel de meest belangrijke reden om geen bijlagen mee te sturen, vinden we op de website van het interactief Nederlandse persbureau Nieuwsbank:

“Bijlagen of attachments vormen voor de ontvanger altijd een veiligheidsrisico, met name wanneer ze ongevraagd worden toegezonden. Het is om die reden dus op de eerste plaats nogal onbeleefd journalisten een persbericht met bijlagen te sturen.”

De medewerkers van Nieuwsbank zien een Word-document niet graag komen, maar ze krijgen pas écht grijs haar van een pdf-document.

“PDF bestanden laten zich zeer slecht converteren naar platte tekst - het kan wel, maar het resultaat is niet om aan te zien. Persvoorlichters die het journalisten makkelijk willen maken, doen er dus goed aan geen PDF bestanden te gebruiken.”

Ik ben zelf ruim vijftien jaar lokaal correspondent en inderdaad krijg ik af en toe documenten via e-mail toegestuurd die niet kunnen geopend worden of die erbarmelijk zijn opgemaakt. Eén gouden regel: stuur geen documenten als bijlage, maar ‘knip en plak’ je tekst rechtsstreeks in het e-mailbericht. Het bespaart een journalist of redacteur een hoop tijd.

Meer nuttige tips vind je op de website van Nieuwsbank.