Tip: stuur via e-mail geen persteksten als bijlage

Sturen we persteksten via e-mail als apart documenten als bijlage of plakken we de tekst meteen in het e-mailbericht? Het was een vraag die vorige week plots opdook tijdens het bespreken van nieuwe mailingsoftware. Wat zeggen de specialisten?!

Copywriter Erwin van der Zande: “De beste manier om internetjournalisten en online verslaggevers op de kast te jagen, is door ze een e-mail te sturen met alleen een attachment. De beste manier om een attachment te behandelen is hem direct ongeopend naar de trash can te slepen. Daarom een onthulling: je kunt met e-mail ook gewoon tekst versturen.”

Hij heeft blijkbaar ook een hekel aan mensen die hun persteksten bewaren en meesturen als ‘persber.doc’.

Misschien wel de meest belangrijke reden om geen bijlagen mee te sturen, vinden we op de website van het interactief Nederlandse persbureau Nieuwsbank:

“Bijlagen of attachments vormen voor de ontvanger altijd een veiligheidsrisico, met name wanneer ze ongevraagd worden toegezonden. Het is om die reden dus op de eerste plaats nogal onbeleefd journalisten een persbericht met bijlagen te sturen.”

De medewerkers van Nieuwsbank zien een Word-document niet graag komen, maar ze krijgen pas écht grijs haar van een pdf-document.

“PDF bestanden laten zich zeer slecht converteren naar platte tekst – het kan wel, maar het resultaat is niet om aan te zien. Persvoorlichters die het journalisten makkelijk willen maken, doen er dus goed aan geen PDF bestanden te gebruiken.”

Ik ben zelf ruim vijftien jaar lokaal correspondent en inderdaad krijg ik af en toe documenten via e-mail toegestuurd die niet kunnen geopend worden of die erbarmelijk zijn opgemaakt. Eén gouden regel: stuur geen documenten als bijlage, maar ‘knip en plak’ je tekst rechtsstreeks in het e-mailbericht. Het bespaart een journalist of redacteur een hoop tijd.

Meer nuttige tips vind je op de website van Nieuwsbank.

Advertenties
Geplaatst in communicatie, Tips

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: